Construido para operadores turísticos
Tour operators juggle OTA bookings, direct sales, walk-ups, platform commissions, crew payroll on irregular schedules, equipment maintenance, fuel costs, and seasonal swings that can make January look nothing like July. Your agent reconciles all of it — every booking source, every payout, every crew payment — and delivers clean books your accountant can sign.
Conciliación de ingresos
Los operadores turísticos venden por OTAs, su propio sitio web, consultas por WhatsApp, alianzas hoteleras, y walk-ups en el muelle. Cada fuente tiene una estructura de comisión diferente, timing de pago, y política de cancelación. Su auxiliar rastrea esto en hojas de cálculo. Su agente lo hace automáticamente.
Reservas OTA (GetYourGuide, Viator, Airbnb Experiences): Pagos netos después de comisión de plataforma — misma lógica de gross-up que las OTAs hoteleras. El agente registra ingreso bruto y comisión por separado para rentabilidad precisa por canal.
Reservas directas (sitio web, WhatsApp): Pago completo recibido, sin comisión. El agente las rastrea por separado para que pueda ver su verdadera distribución de ingresos directos vs. OTA y el costo real de cada canal.
Alianzas hoteleras y referidos: Arreglos basados en comisión o tarifa neta con propiedades que refieren. Cada aliado puede tener términos diferentes — el agente rastrea por aliado y concilia contra lo que realmente recibe.
Walk-ups y ventas en efectivo: Pagos en efectivo y tarjeta en el punto de venta. El agente concilia POS y registros de efectivo contra depósitos bancarios, detectando diferencias de timing y discrepancias en depósitos.
Anticipos y cancelaciones: Depósitos recibidos para tours futuros son pasivos hasta que el tour ocurra. Las cancelaciones requieren rastreo de reembolsos o emisión de créditos. El agente maneja el ciclo anticipo → reconocimiento de ingreso → reembolso.
Pagos multi-moneda: Turistas internacionales pagan en USD, EUR, o con tarjetas extranjeras. Conversión TRM del día de la transacción, conciliada contra lo que el banco realmente deposita en COP.
Tripulación y operaciones
Los operadores turísticos tienen una mezcla de empleados de tiempo completo, contratistas por viaje, y tripulación estacional. Las obligaciones de nómina difieren para cada tipo. El agente rastrea quién está en nómina (con prestaciones completas) y quién está por contrato (con retefuente sobre servicios), y no confunde los dos.
FULL-TIME CREW
Rastreo de prestaciones por empleado — cesantías, prima, vacaciones, intereses. Hoja de liquidación lista cuando alguien sale. Alertas de calendario para prima (Jun/Dic), depósito de cesantías (Feb), dotación.
PER-TRIP CONTRACTORS
Contratos de servicios con retención en la fuente (4% o 6% según estado de declarante). El agente aplica la tasa correcta, rastrea el pasivo, y no mezcla contratistas en el libro de prestaciones.
SEASONAL SCALING
Temporada alta significa más tripulación, más viajes, más efectivo en movimiento. Temporada baja significa costos fijos con ingresos reducidos. El agente pronostica ambos y le alerta cuando la caja se aprieta — antes de que pase.
Inteligencia de costos operativos
Rastreo de combustible: El combustible es a menudo su mayor costo variable. El agente categoriza recibos de combustible por embarcación/vehículo, rastrea costo por viaje, y alerta cuando el gasto de combustible excede patrones históricos.
Mantenimiento y reparaciones: Categorizado por activo. Mantenimiento rutinario como gasto, reparaciones mayores capitalizadas y depreciadas. El agente conoce la diferencia y pregunta cuando es ambiguo.
Permisos, seguros y renovaciones: Costos anuales amortizados mensualmente para que su P&L refleje el costo real por mes, no un pico cuando llega la cuenta. El agente le alerta antes de los vencimientos de renovación.
Depreciación de equipos: Botes, vehículos, equipos de seguridad — depreciados según el calendario que su contador establece. El agente registra el asiento mensual automáticamente.
Recuperación tributaria
GetYourGuide (Suiza), Viator/TripAdvisor (Irlanda), Airbnb Experiences (Irlanda) — todas entidades extranjeras. Cada comisión que retienen requiere un documento soporte para deducibilidad tributaria. Más sus suscripciones de software, publicidad digital, y equipos comprados internacionalmente.
Su agente genera documento soporte para cada compra extranjera automáticamente. A la tasa del 35%, las deducciones recuperadas frecuentemente exceden el costo del servicio.
Inteligencia estacional
Los operadores turísticos viven y mueren por la estacionalidad. En temporada alta el efectivo inunda — pero también los costos de tripulación, combustible, y mantenimiento. En temporada baja los ingresos bajan pero los costos fijos no. El forecast quincenal de flujo de caja le muestra lo que viene: cuándo pegan los pagos de prima, cuándo se renueva el seguro, cuándo vencen las tasas del muelle, y si su posición de caja sobrevive la temporada baja.
Con datos de backfill, el agente conoce sus patrones estacionales de años anteriores. Sin ellos, aprende su ciclo en tiempo real y mejora cada mes.
Construido por un operador
Tayrona Sailing opera tours diarios de navegación desde Santa Marta, Colombia. El fundador de ContabIA concilia pagos de GetYourGuide, ventas en efectivo de walk-ups, comisiones de referidos hoteleros, pagos a contratistas de tripulación, y recibos de combustible para su propia operación — y construyó el agente para hacerlo por él. El mismo agente ahora funciona para cualquier operador turístico con el mismo dolor.
Ya sea que opere tours de navegación, caminatas, operaciones de buceo, city tours, o paquetes de aventura — las fuentes de reserva, la complejidad de tripulación, y las dinámicas estacionales de flujo de caja son las mismas. El agente se adapta a su operación específica durante el onboarding.
Reservas multi-plataforma, tipos mixtos de tripulación, fluctuaciones estacionales, comisiones de plataformas extranjeras — todo manejado. Hable con su agente.
ContabIA